Dein Betrieb verliert täglich Stunden durch Zettelwirtschaft. Wir holen sie zurück.
- Angebote in unter 5 Minuten – vollautomatisch
- 3–5 Stunden Zeitersparnis pro Woche für Büro und Inhaber
- Kein teures Enterprise-System – Lösungen die dein Team wirklich nutzt
Von der Analyse bis zum
laufenden System
Vier Schritte. Kein Buzzword-Consulting. Ergebnis: ein System das wirklich läuft.
Analyse
Wir schauen uns an wie dein Betrieb wirklich funktioniert – welche Prozesse manuell laufen und wo die größte Zeitverschwendung steckt.
System bauen
Wir bauen das CRM und die Datenbankstruktur auf Basis von Airtable – maßgeschneidert für deine Abläufe, nicht für den Durchschnitt.
Automatisieren
Wiederkehrende Prozesse werden über Make.com und KI-APIs verbunden – Angebote, E-Mails, PDF-Erstellung, Nachfass. Alles läuft selbst.
Live gehen
Das System geht live. Dein Team wird eingeführt. Und wir bleiben als Retainer monatlich dabei wenn Anpassungen nötig werden.
Was kostet manuelle Verwaltung
deinen Betrieb wirklich?
Handwerksbetriebe verlieren täglich Umsatz – nicht auf der Baustelle, sondern im Büro. Weil Prozesse manuell laufen die längst automatisiert sein könnten.
Anfragen die zu spät beantwortet werden
- Potenzielle Kunden warten 2–3 Tage auf ein Angebot
- Wer schneller antwortet, bekommt den Auftrag
- Dein Büro kommt nicht hinterher – nicht aus Faulheit, sondern weil zu viel manuell läuft
Zettelwirtschaft die Umsatz kostet
- Zusatzarbeiten und Nachträge werden vergessen
- Materialscheine landen nicht im Büro
- Du bleibst auf den Kosten sitzen weil die Dokumentation fehlt
Standard-Software die niemand nutzt
- Dein Team verweigert die komplizierte App und nutzt WhatsApp
- Neue Mitarbeiter brauchen wochenlange Einarbeitung
- PlanCraft und HERO decken individuelle Prozessautomatisierung nicht ab
TOPTIER vs. Standard-Software
Was der Unterschied in der Praxis bedeutet.
Operative Systeme die deinen
Betrieb selbst laufen lassen
Keine Blackbox. Keine künstliche Abhängigkeit. Systeme die dein Team versteht und selbst bedienen kann.
01 – Prozessanalyse
Wir schauen uns an wie dein Betrieb heute wirklich arbeitet – welche Schritte manuell sind, wo Zeit verloren geht, wo Fehler entstehen. Daraus entsteht ein konkreter Plan welche Prozesse sich lohnen zu automatisieren.
02 – CRM & Datenbanksysteme
Wir bauen strukturierte Systeme zur Verwaltung von Anfragen, Angeboten, Kunden und Projekten – auf Basis von Airtable. Kein teures Enterprise-System, sondern schlanke Lösungen die dein Betrieb wirklich nutzt.
03 – Automatisierung mit Make.com & KI
Wir verbinden bestehende Tools miteinander: automatische Angebotserstellung, E-Mail-Workflows, Nachfass-Aktionen, PDF-Erstellung – über Make.com, OpenAI und relevante APIs.
04 – Laufende Begleitung (Retainer)
Nach dem Setup bleiben wir dabei. Monatliche Betreuung, Anpassungen und Weiterentwicklung des Systems wenn dein Betrieb wächst oder sich Prozesse ändern.
Zahlen die für sich sprechen
Das vollautomatische
Anfragemanagement-System
Ein konkretes System das wir für Handwerksbetriebe gebaut haben – auf Airtable, Make.com, OpenAI, PDFShift und Gmail.
Eingehende Anfrage
Kundenanfragen landen automatisch strukturiert im CRM – egal ob per E-Mail, Kontaktformular oder Website.
KI analysiert & erstellt Angebot
GPT-4 analysiert die Anfrage und erstellt einen vollständigen, professionellen Angebotsentwurf – in Sekunden.
PDF-Versand & automatischer Nachfass
Das Angebot wird als PDF generiert und automatisch per E-Mail versandt. Mit Nachfass-Sequenz wenn der Kunde nicht reagiert.
Dashboard für den Inhaber
Offene Anfragen, Angebotsstatus, Conversion-Rate – alles auf einem Blick. Keine Zettel, kein Raten.
Was Handwerksbetriebe sagen
Platzhalter-Testimonials – werden durch echte Referenzen ersetzt.
"Seitdem wir mit TOPTIER arbeiten, haben wir unsere Angebote in 5 Minuten draußen statt in 2 Tagen. Mein Büro ist endlich wieder Herr der Lage. Der Unterschied ist riesig."
"Ich war skeptisch ob das bei uns wirklich funktioniert. Aber das System läuft jetzt komplett selbstständig. Mein Team musste kaum etwas lernen – es war von Anfang an intuitiv."
"Keine Blackbox-Lösung, kein aufgeblähtes System. TOPTIER erklärt was sie bauen und warum. Das war mir wichtig. Ich will kein Werkzeug das ich nicht verstehe."
Kein Webdesign-Studio.
Kein Software-Anbieter.
Dein Prozesspartner.
Branchenfokus Handwerk
Wir kennen die spezifischen Abläufe im Handwerk. Kein Erklären von Grundlagen, kein generisches Consulting.
Keine Blackbox
Systeme werden so gebaut dass dein Betrieb sie versteht und selbst bedienen kann. Keine künstliche Abhängigkeit.
Messbare Ergebnisse
Wir arbeiten mit konkreten Zahlen: Zeitersparnis, Conversion-Rate, Reaktionszeit. Kein "digitaler Wandel" als Selbstzweck.
Regionaler Fokus NRW
Kurze Wege, persönlicher Kontakt, Vor-Ort möglich. Wir sind in NRW und kennen den Markt.
Alles was du wissen möchtest
Handwerksbetriebe aller Gewerke in NRW mit 5–50 Mitarbeitern. Betriebe die wachsen und manuelle Prozesse haben die sie bremsen – aber noch keine eigene IT-Abteilung.
Ob Sanitär, Elektro, Tischler oder Maler: wenn es wiederkehrende Prozesse gibt die manuell laufen, können wir helfen.
Ein Setup dauert in der Regel 4–6 Wochen von der ersten Analyse bis zum laufenden System.
Für das Anfragemanagement-System z.B. beginnen die ersten Automatisierungen nach Woche 2, das vollständige System ist nach Woche 5 live.
Das hängt vom Umfang ab. Das produktisierte Anfragemanagement-System kostet 3.500 € Setup-Gebühr einmalig + 350 €/Monat für laufende Betreuung.
Für individuelle Projekte machen wir nach der kostenlosen Erstanalyse ein konkretes Angebot – ohne versteckte Kosten.
Nein. Systeme werden so gebaut dass dein Team sie ohne Schulungen bedienen kann. Du siehst ein Dashboard, kannst Einträge anlegen und bearbeiten – mehr brauchst du nicht zu verstehen.
Wir erklären was wir bauen und warum, aber du musst kein Entwickler sein.
In den meisten Fällen ja. Wir verbinden über APIs und Make.com: DATEV, Lexware, Gmail, Outlook, Google Drive, WhatsApp Business – die meisten gängigen Tools lassen sich anbinden.
Bei spezieller Handwerkssoftware prüfen wir das im kostenlosen Erstgespräch.
Dafür ist der Retainer da. Wir sind monatlich dabei, passen Systeme an wenn sich Abläufe ändern oder dein Betrieb wächst.
Kein einmaliges Projekt das nach 6 Monaten veraltet ist – sondern ein lebendiges System das mit dir wächst.
Bereit für einen Betrieb
der sich selbst verwaltet?
Kostenloses Erstgespräch. Kein Verkaufsgespräch, kein Druck. Wir schauen uns zusammen an wo bei dir Potenzial liegt.
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